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Technik und Bildung

Qualifiziert Richtung Zukunft: Digitalisierung im Handwerk

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Es stimmt: Die Digitalisierung macht auch vor dem Handwerk nicht halt und verändert viele gewohnte Abläufe und Prozesse. Manche davon hat noch kaum jemand auf dem Schirm und könnte so unangenehm überrascht werden. Besser qualifizierte Kolleginnen und Kollegen aber, werden in der Veränderung Ihre Chancen erkennen, neue Wege finden und davon profitieren.

Betrachten wir die Geschichte im Detail:  Das Schornsteinfegerhandwerk ist seit geraumer Zeit in Entwicklung, dazu gehört auch die Digitalisierung von z.B. Betriebsabläufen. Mit der Digitalisierung sollte im ersten Moment Zeit eingespart werden und dadurch langfristig Geld, da Mitarbeiter und Chef zu teuer sind, um z.B. Briefe ein - zuschmeißen oder Messergebnisse auszutragen. Obendrein kann man durch Tablet und PC auch seinen technologischen Fortschritt im Handwerk präsentieren, um sich so als kompetenter Handwerker zu etablieren. Ich möchte mehrere Methoden der Digitalisierung vorstellen und wie man es bisher gemacht hat:

Früher = Zettelwirtschaft

Der viel beschäftigte Kunde ruft im Büro an und übermittelt die Terminverschiebung bzw. die Absage des bestehenden Termins. Falls der Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn ins Büro kommt, kann der Termin weitergegeben werden. Sollte dies nicht der Fall sein und der Mitarbeiter geht direkt auf Arbeit, so muss entweder telefoniert werden oder die Terminabsage geht leider verloren.

Heute = Online-Kalender

Durch Apps wie z. B. „Google Kalender“ können Betriebsabläufe optimiert und Zeit gespart werden. Sinn und Zweck ist es, Terminänderungen mittels Cloud an seine/n Mitarbeiter zu versenden. Im betrieblichen Ablauf kann das so aussehen:

  • Frau Müller ruft an, um ihren Termin zu verschieben, sie ruft allerdings mal wieder nicht auf dem Handy des Mitarbeiters an, sondern im Büro des Chefs.
  • Der Chef sitzt im Büro und kann direkt über den Online- Kalender die Termine des Mitarbeiters sehen und dadurch Lücken erkennen.
  • Der Chef sieht für den kommenden Tag eine Lücke zwischen 10 und 12 Uhr und trägt den Termin mit Telefonnummer ein.
  • Der Mitarbeiter wird auf seinem Handy mittels Push-up- Benachrichtigung über die Terminänderung benachrichtigt und spart sich so einen unnötigen Gang zum Haus.
  • Sollte er am kommenden Tag doch keine Zeit haben, so ist die Telefonnummer von Frau Müller hinterlegt und er kann einen Ersatztermin vereinbaren.

 Zugegebenermaßen, am Anfang ist die Umstellung auf einen Online-Kalender mit Aufwand und Arbeit verbunden, da Chef und Mitarbeiter ihr System umstellen müssen, doch langfristig kann extrem viel Zeit gespart werden. Außerdem können mehrere Kalender angelegt werden, wodurch auch Einteilungen in verschiedene Mitarbeiter oder Tätigkeitsfelder möglich sind. Zusätzlich kann mit der Erinnerungsfunktion auch eine sogenannte Erledigungsfunktion eingespielt werden, in welcher der Mitarbeiter bzw. Chef Aufgaben, die er erledigt hat, abhaken kann, so dass der Gegenpart über dessen Fertigstellung benachrichtigt wird.

Früher = Im Kreis fahren

Die Abrechnung ist erledigt und alle Messergebnisse sind notiert. Viele Chefs lassen ihre Mitarbeiter oder Auszubildenden diese Unterlagen während der Arbeitszeit austragen: „Dauert ja nicht so lang.“ Das vermeintliche Sparen der Portokosten verlagert die Kosten einfach auf die Arbeitszeit des Mitarbeiters. Als Beispiel: 100 Briefe sollen ausgeteilt werden à 0,70 €, ergibt 70 €, die Steuervorteile lassen wir völlig unberücksichtigt. Dafür wird 1 Stunde benötigt, in welcher der Mitarbeiter sozusagen unproduktiv ist, dies hat den Nachteil, dass zum einen Arbeit vernachlässigt wird und zum anderen je nach Lohnklasse des Mitarbeiters dieser eventuell 70 € brutto die Stunde kostet, Benzinkosten nicht eingerechnet.

Heute = E-Post-Brief:

Beim E-Post-Brief möchte man Zeit einsparen, und zwar bei Briefen. Im betrieblichen Ablauf fallen allerhand Briefe an, seien es Rechnungen, Mahnungen, Abnahmen, Termine, Voranmeldungen, Messprotokolle usw. Dafür muss Zeit investiert werden, für das Ausdrucken der Bescheinigungen, das Eintüten der Bescheinigungen, Aufkleben des Portos und das Wegbringen zum Briefkasten. Durch den E-Post-Brief lagert man diese Tätigkeiten quasi an ein Subunternehmen aus. Im betrieblichen Ablauf gestaltet sich das wie folgt:

  • Der Mitarbeiter war messen und manche Häuser gehen auf Rechnung.
  • Die Messergebnisse wurden dokumentiert und kontrolliert und sind auf dem PC verfügbar.
  • Die Rechnung wurde erstellt und auf Korrektheit geprüft.
  • Absenden an das E-Post-Unternehmen.

So einfach wurde der komplette Tag des Mitarbeiters versandfertig gemacht. Doch was steckt dahinter? Das E-Post-Unternehmen bekommt die Messdaten sowie die Rechnung über die Cloud zugeschickt. Das Unternehmen druckt die Daten nur aus, packt die Unterlagen in ein Kuvert und sendet es ab. Es gibt verschiedene Modelle, z.B. zahlt man einen pauschalierten Preis pro abgesendetes Kuvert, spart sich dadurch wie erwähnt aber eine Menge Zeit. Angeboten wird dieser Service von diversen Softwareherstellern.

Früher = Stille Post

Der Mieter in Frau Müllers Haus hat gewechselt, außerdem ist dieser erst ab 14 Uhr freitags zu Hause, was in der Bemerkungsspalte zu notieren ist. Kollege Ruß muss dies handschriftlich bei der Mieterin vor Ort aufnehmen und dies den ganzen Tag verwahren. Zum Feierabend hin notiert er die geänderten Daten pflichtbewusst auf seinem Abrechnungszettel in der Hoffnung, die Änderungen werden vom Chef übernommen. (Es kann natürlich auch vorkommen, dass der Mitarbeiter vergisst, Unterlagen an den Chef weiterzugeben.) Je nachdem, wie die Motivation des Chefs ist, kann es unter Umständen vorkommen, dass die eine oder andere Notiz verloren geht und wertvolle Bemerkungen wie Uhrzeiten oder Handynummern verschwinden und so im Folgejahr wieder notiert werden müssen.

Heute = Mobile Software

Die wohl beste Möglichkeit, Zeit und Geld zu sparen, ist die mobile Ablegerversion des klassischen Kehrbezirksverwaltungsprogrammes. Alle gängigen Hersteller von Kehrbezirksverwaltungsprogrammen (Hottgenroth, Dexheimer, Schwarz, Heilmann) bieten eine mobile Version für Tablet, Handy und PC an. Dadurch können Mitarbeiter und Chef ihren kompletten Tagesablauf beim Kunden direkt fertig machen und sparen sich unnötiges Übertragen von Messdaten von einer Karteikarte in den Computer. Auch unterschiedliche Zugänge für Mitarbeiter und Chef sind möglich, so kann man verhindern, dass der Mitarbeiter Feuerstättenschaudaten beeinflusst bzw. bearbeitet. Im betrieblichen Ablauf kann das wie folgt aussehen (kann von Programm zu Programm verschieden sein):

  • Kollege Ruß ist bei Frau Müller im Haus.
  • Der Eigentümer des Gebäudes hat gewechselt.
  • Im mobilen Ableger des Programmes können Eigentümer, Mieter und Verwalter geändert werden, genauso wie Handynummern und E-Mail-Adressen eingegeben werden.
  • Alle durchzuführenden Tätigkeiten im Gebäude können eingesehen werden, klassisch über die Gebührenkürzel oder über den hinterlegten Feuerstättenbescheid.
  • Durchgeführte Tätigkeiten können im Programm direkt vermerkt werden, z.B. Kehrung 1 (Frühjahr).
  • Die Feuerstättendaten können im Programm angesehen bzw. geändert werden, sollte z.B. ein neuer Brenner eingebaut worden sein.
  • Auch die Messergebnisse der letzten Jahre können wie früher auf der Karteikarte angesehen werden.
  • Die Messergebnisse können im Programm dokumentiert werden, bei Bedarf kann mittels Drucker das Messergebnis und die Rechnung direkt beim Kunden ausgedruckt werden.
  • Auch zusätzliche Gebühren, wie z.B. extra Fahrtpauschalen, können eingetragen werden.
  • Zu guter Letzt werden die durchgeführten Tätigkeiten im Programm markiert, so dass eine Rechnung erstellt wird, z.B. Kehrung 1 und Abgaswegeüberprüfung.
  • Die Messergebisse werden gespeichert und können mittels Internet auf die Cloud hochgeladen werden, so dass der Chef oder Mitarbeiter die Unterlagen am Hauptrechner zur Verfügung hat.
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